Cámara Cartago

Es un registro de naturaleza pública, dispuesto para la inscripción de las personas naturales, personas jurídicas nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en colombia, las cuales aspiran a contratar con las entidades estatales para ejecutar obras, suministrar bienes o prestar servicios, salvo las excepciones consagradas en la Ley.

Este registro contiene y dispone al interés público, la capacidad jurídica, financiera y organizacional, así como la experiencia de los proponentes inscritos, permitiendo con esto realizar los procesos de contratación pública de manera ágil, rápida y eficáz.


¿Quienes pueden inscribirse en el Registro Único de Proponentes?

  • Personas Naturales (comerciantes o no comerciantes)
  • Personas Jurídicas Nacionales.
  • Personas Jurídicas Extranjeras domiciliadas o con sucursal en colombia.

¿Qué actos se inscriben en el Registro Único de Proponentes?

  • Inscripción(Acto inicial de obtención del registro)
  • Renovación(Acto efectuado de manera anual, encaminado a actualizar las capacidades)
  • Actualización(Acto encaminado a modificar la capacidad jurídica y la experiencia)
  • Cancelación(Acto mediante el cual se cancela el registro)
  • Cesación de efectos(Acto decretado oficiosamente cuando no se presenta la renovación del registro dentro del término establecido)

¿Cuando se debe renovar el Registro Único de Proponentes?

El proponente inscrito deberá presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesarán los efectos de su inscripción, sin perjuicio de tramitar una nueva inscripción de manera posterior.


¿Qué capacidades debe acreditar el interesado para inscribirse en el Registro Único de Proponentes?

  • Capacidad Jurídica: Es la capacidad que posee la persona natural o jurídica para adquirir obligaciones, en el caso de la contratación pública, la misma va orientada a determinar si el proponente (futuro contratista) no tiene ningún impedimento para suscribir el contrato y adquirir la obligación de ejecutar el mismo.

  • En el caso de las PERSONAS NATURALES, el proponente debe acreditar la mayoría de edad mediante su documento de identificación (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería o Pasaporte), así mismo, la persona no debe contar con algún tipo de limitación a su capacidad o encontrarse incursa en alguna inhabilidad, incompatibilidad o prohibición.

  • En el caso de PERSONAS JURÍDICAS, estas deberán acreditar su existencia mediante el CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, así mismo, es importante lo dispuesto en su objeto social de la misma, dado que, este deberá ser concondante con las actividades presupuestadas en los contratos públicos que suscribirá y obligarán a la P. Jurídica. adicionalmente, juegan un papel importante las facultades del representante legal, toda vez que allí podrían existir restricciones o requisitos previos a cumplir antes de la firma de un contrato (Público o Privado). Igual que en el caso de las personas naturales, las personas jurídicas no deben encontrarse incursas en alguna inhabilidad, incompatibilidad o prohibición.

  • Capacidad Financiera y Organizacional: Esta capacidad va orientada a establecer el fuerte financiero y organizacional que posee el proponente para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos suscritos con las entidades del estado. En lo que respecta al modo de determinarlas, las mismas resultan de la información consignada en los Estados Financieros del proponente, a través de una serie de indicadores, los cuales se establecen mediante las siguientes formulas:

ÍNDICE DE LIQUIDEZ: (ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE)

ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO: (PASIVO TOTAL / ACTIVO TORAL)

RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES: (UTILIDAD o PÉRDIDA OPERACIONAL / GASTOS DE INTERÉS)

RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO: (UTILIDAD o PÉRDIDA OPERACIONAL / PATRIMONIO)

RENTABILIDAD DEL ACTIVO: (UTILIDAD o PÉRDIDA OPERACIONAL / ACTIVO TOTAL)


***Los índices antes expresados deberán establecerse mediante la cifra resultante y dos decimales sin aproximaciones.***


  • ExperienciaEste item está orientado a acreditar y certificar la experiencia que ha tenido el proponente, el servicio o producto suministrado, e igualmente la cuantía ejecutada. No obstante, no todos los documentos se encuentran habilitados para acreditar experiencia. De igual manera debe aclararse que, sólo se certifica experiencia ejecutada o finalizada, por tanto, los contratos que se encuentran en ejecución a la fecha del trámite de inscripción, actualización o renovación, no podrán acreditarse como experiencia, salvo los contratos de tracto sucesivo, que serán certificados en la proporción efectivamente ejecutada.


  • Copia del contrato ejecutado
  • Orden de compra.
  • Orden de servicio
  • Oferta más aceptación de la oferta
  • Certificación del tercero que recibió el bien, obra, o servicio.
  • Acta de liquidación (acompañada de una declaración expedida por el representante legal, que se entenderá hecha bajo gravedad de juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme)

Los documentos antes tratados deberán contener, como mínimo, los siguientes items:

  1. Identificación de las partes contratantes.
  2. Firmas de las partes.
  3. El objeto del contrato.
  4. Códigos de Clasificación UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code)
  5. La duración del contrato
  6. Valor del contrato

En caso de que el documento no posea los códigos UNSPSC, el proponente podrá adjuntar una declaración adicional, en la cual indique los codigos de los bienes, productos o servicios que pertenecen al documento que pretende acreditar como experiencia.


IMPORTANTE: Las personas jurídicas con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes.


¿Qué información y documentos se deben presentar para tramitar la inscripción o renovación del RUP?


REQUISITOS PARA PERSONA NATURAL:


El interesado deberá presentar el FORMULARIO RUES y los anexos al formulario relativos al RUP debidamente diligenciados y suscritos por la persona natural objeto de la inscripción, el formulario puede ser diligenciado a través del canal de TRÁMITES EN LÍNEA dispuesto por la entidad, o puede ser diligenciado de forma manual; en este último caso, el formulario físico no podrá contener tachones ni enmendaduras, además de estar completamente diligenciado. (DESCARGAR FORMULARIOS y FORMATOS)

Igualmente, deberá aportar los siguientes anexos, de acuerdo a su caso particular.



CAPACIDAD JURÍDICA:


  • Copia del documento de identidad.
  • Copia del Registro Único Tributario – RUT
  • Certificación relativa al tamaño empresarial suscrita por el proponente, de acuerdo al Decreto 957 de 2019
  • Declaración de cumplimiento positiva o negativa del pago de aportes parafiscales suscrita por el proponente y el contador. (Artículo 50, Ley 789 de 2002)


CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL:


INFORMACIÓN IMPORTANTE: De conformidad con lo previsto en el Artículo Decreto 579 del 31 de mayo de 2021, a partir del 1 de junio de 2021, para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, los interesados deberán acreditar la información financiera de los tres (3) años fiscales anteriores a la solicitud de inscripción. En el evento que el interesado no posea la antiguedad suficiente, podrá acreditar dicha información, desde su primer cierre fiscal.


(Cuando la PERSONA NATURAL está obligada a llevar contabilidad)

  • Conjunto de estados financieros bajo NIIF, según el tamaño empresarial, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, debidamente suscritos por el proponente y el contador.
  • Certificación de estados financieros suscrita por el proponente y el contador. (Artículo 33, Decreto 2649 de 1993
  • Certificación de valores, cuentas e indicadores financieros, debidamente suscrita por el contador y el proponente.
  • Certificación para gastos de interés cuando estos no consten dentro de los estados financieros, suscrita por el proponente y su contador.
  • Copia de la tarjeta profesional del contador y certificado de la Junta Central de Contadores, con una fecha de expedición del certificado no superior a tres (3) meses.

(Cuando la PERSONA NATURAL NO está obligada a llevar contabilidad)

  • Certificación de valores, cuentas e indicadores financieros, debidamente suscrita por el contador y el proponente.
  • Certificación para gastos de interés cuando estos no consten dentro de los estados financieros, suscrita por el proponente y su contador.
  • Copia de la tarjeta profesional del contador y certificado de la Junta Central de Contadores, con una fecha de expedición del certificado no superior a tres (3) meses.


PRODUCTOS BIENES Y SERVICIOS OFERTADOS:


El proponente deberá indicar, mediante el FORMULARIO RUES, los códigos de los BIENES, PRODUCTOS y SERVICIOS que ofertará a las entidades estatales, estos códigos pueden ser obtenidos desde el CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS dispuesto en el portal  COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.

Los códigos antes tradados se clasifican en cuatro (4) niveles, siendo estos:

  • SEGMENTOS (NIVEL I)
  • FAMILIA (NIVEL II)
  • CLASE (NIVEL III)
  • PRODUCTO (NIVEL IV) 

Cada nivel se identifica con dos (2) dígitos, por tanto, los códigos podrían estar compuestos hasta por ocho (8) dígitos. 

En lo que respecta a los bienes, productos y servicios que se disponen en el REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, los mismos se certifican hasta el NIVEL III (CLASE), por ende, dicho código está compuesto por seis (6) dígitos.



ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA:


El proponente deberá indicar por lo menos una (1) experiencia, a través de los documentos tratados en las CAPACIDADES DEL PROPONENTE; así mismo, deberá diligenciar la información relativa a cada experiencia en el ANEXO dispuesto en el FORMULARIO RUES.


REQUISITOS PARA PERSONA JURÍDICA:


El representante legal de la persona jurídica deberá presentar el FORMULARIO RUES y los anexos al formulario relativos al RUP debidamente diligenciados y suscritos. El formulario puede ser diligenciado a través del canal de TRÁMITES EN LÍNEA dispuesto por la entidad, o puede ser diligenciado de forma manual; en este último caso, el formulario físico no podrá contener tachones ni enmendaduras, además de estar completamente diligenciado. (DESCARGAR FORMULARIOS y FORMATOS)

Igualmente, deberá aportar los siguientes anexos, de acuerdo a su caso particular.



CAPACIDAD JURÍDICA:


  • Copia del documento de identidad del Representante Legal.
  • Copia del Registro Único Tributario – RUT de la Persona Jurídica.
  • Certificación relativa al tamaño empresarial suscrita por el representante legal y revisor fiscal,este último caso si la persona jurídica está obligado a teenerlo, en su defecto, lo hará el contador. (Decreto 957 de 2019)
  • Declaración de cumplimiento positiva o negativa del pago de aportes parafiscales suscrita por el representante legal y revisor fiscal, este último en caso de que la persona jurídica esté obligado a tenerlo, en su defecto, lo hará el contador. (Artículo 50, Ley 789 de 2002)
  • Certificado en el que conste que la PERSONA JURÍDICA, es o no parte de un grupo empresarial, ejerce o no control sobre otras sociedades y hay o no situación de control sobre el interesado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, este último en caso de que la persona jurídica esté obligado a tenerlo, en su defecto, lo hará el contador.


CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL:


INFORMACIÓN IMPORTANTE: De conformidad con lo previsto en el Artículo Decreto 579 del 31 de mayo de 2021, a partir del 1 de junio de 2021, para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, los interesados deberán acreditar la información financiera de los tres (3) años fiscales anteriores a la solicitud de inscripción. En el evento que el interesado no posea la antiguedad suficiente, podrá acreditar dicha información, desde su primer cierre fiscal.


  • Conjunto de estados financieros bajo NIIF, según el tamaño empresarial, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, debidamente suscritos por el proponente y el contador.
  • Certificación de estados financieros suscrita por el proponente y el contador. (Artículo 37, Ley 222 de 1995
  • Certificación de acreditación de distintas cuentas e indicadores financieros, debidamente suscrita por el representante legal y revisor fiscal, este último en caso de que la persona jurídica esté obligado a tenerlo, en su defecto, lo hará el contador.
  • Certificación para gastos de interés cuando estos no consten dentro de los estados financieros, suscrita por el representante legal y revisor fiscal, este último en caso de que la persona jurídica esté obligado a tenerlo, en su defecto, lo hará el contador.
  • Certificación de acreditación de principales cuentas de la contabilidad, suscrita por el representante legal y revisor fiscal, este último en caso de que la persona jurídica esté obligado a tenerlo, en su defecto, lo hará el contador.
  • Copia de la tarjeta profesional del Contador y certificado de la Junta Central de Contadores, con una fecha de expedición del certificado no superior a tres (3) meses.
  • Copia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal (sólo si está obligado a tenerlo) y certificado de la Junta Central de Contadores, con una fecha de expedición del certificado no superior a tres (3) meses.
  • Documentos e informes exigidos por la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, solo en caso de que la persona jurídica se encuentre sometida a: inspecciónvigilancia o bajo control.


PRODUCTOS BIENES Y SERVICIOS OFERTADOS:


El representante legal de la persona jurídica deberá indicar, mediante el FORMULARIO RUES, los códigos de los BIENES, PRODUCTOS y SERVICIOS que ofertará a las entidades estatales, estos códigos pueden ser obtenidos desde el CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS dispuesto en el portal  COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.

Los códigos antes tradados se clasifican en cuatro (4) niveles, siendo estos:

  • SEGMENTOS (NIVEL I)
  • FAMILIA (NIVEL II)
  • CLASE (NIVEL III)
  • PRODUCTO (NIVEL IV) 

Cada nivel se identifica con dos (2) dígitos, por tanto, los códigos podrían estar compuestos hasta por ocho (8) dígitos. 

En lo que respecta a los bienes, productos y servicios que se disponen en el REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, los mismos se certifican hasta el NIVEL III (CLASE), por ende, dicho código está compuesto por seis (6) dígitos.

ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA:


El representante legal de la persona jurídica deberá indicar por lo menos una (1) experiencia, a través de los documentos tratados en las CAPACIDADES DEL PROPONENTE; así mismo, deberá diligenciar la información relativa a cada experiencia en el ANEXO dispuesto en el FORMULARIO RUES.

Registro Único de Proponentes - RUP